Gli enti locali e le aziende sanitarie presenti sul territorio regionale  possono avvalersi del servizio di conservazione a norma messo a disposizione gratuitamente dalla  Regione Friuli Venezia Giulia.

Con la legge regionale 14 luglio 2011, n. 9, sulla “Disciplina del sistema informativo integrato regionale del Friuli Venezia Giulia” (Siir), la Regione assevera il suo ruolo nell’ambito dello sviluppo, della diffusione e dell’utilizzo integrato delle tecnologie dell’informazione.

Attraverso la sua controllata, Insiel spa, la Regione FVG ha messo a punto un servizio di conservazione documentale rispondente alla normativa di settore, in grado di offrire supporto organizzativo/normativo e tutti gli strumenti necessari a garantire l’intero processo.

Il servizio assicura la consultabilità, l’inalterabilità e l’integrità nel tempo dei documenti conservati.

Per potersi candidare, le amministrazioni locali, devono formalmente nominare un responsabile della conservazione, adottare il manuale di conservazione e, solo successivamente, fare richiesta di attivazione del servizio, anche attraverso le aree riservate messe a disposizione dalla Regione FVG sul portale.

Una volta sottoscritto il disciplinare di servizio, l’ente dovrà rendere disponibili alla Regione i documenti secondo le tempistiche e le modalità concordate.

A scadenza del disciplinare, sarà comunque possibile prorogare la durata del servizio.

In qualsiasi momento l’ente avrà facoltà di richiedere l’interruzione anticipata del servizio e ritirare i documenti depositati unitamente alle evidenze del processo di conservazione, secondo le modalità previste nel disciplinare.