Il servizio prende in carico i documenti digitali prodotti dalle Amministrazioni, ne controlla la congruenza e la validità legale e provvede ad archiviarli in un sistema, realizzato in conformità alla normativa vigente, che ne preserva, nel tempo, le caratteristiche di integrità e di leggibilità.

La sicurezza è garantita inoltre dal trasferimento giornaliero di duplicati informatici a luoghi geograficamente diversi.

Al momento, i documenti conservati sono le determine e le delibere, nel prossimo futuro, le classi documentali si amplieranno.

Il disciplinare prevede la sottoscrizione di appositi atti mediante i quali la Regione Fvg, Insiel e gli enti definiscono reciprocamente ruoli e responsabilità, nonché le modalità di esecuzione del servizio.

Il ruolo di Insiel nell'esecuzione del servizio è articolato e prevede sia una fase consulenziale per la predisposizione del manuale della conservazione, corredata da una  presentazione  per illustrare le modalità di esecuzione del servizio, sia una funzione operativa, mettendo a disposizione l'infrastruttura di interscambio in cui depositare i documenti da sottoporre a conservazione legale e dei servizi web per  effettuare le richieste di conservazione e controllarne gli esiti.

Per gli enti che utilizzano l’applicativo ADWEB per la gestione degli Atti Amministrativi digitali, l'integrazione col sistema di conservazione è garantito grazie agli strumenti automatici realizzati appositamente.

Ulteriori approfondimenti, compresi i modelli relativi allo schema di disciplinare ed allo schema di manuale della conservazione, sono disponibili sul portale delle Autonomie Locali a questa pagina