06/05/2013 stampa

La soluzione Insiel per la dematerializzazione e la conservazione a norma dei documenti informatici

Dall’inizio dell’anno è partita ufficialmente una nuova era per la gestione informatizzata dei documenti in regione: a gennaio infatti, due enti, per primi, hanno siglato il disciplinare di servizio con la Regione Friuli-Venezia Giulia per la conservazione a norma degli atti amministrativi. Si tratta della Provincia di Pordenone e dalla Casa per Anziani Umberto I di Pordenone.

Il servizio prende in carico i documenti digitali prodotti dalle Amministrazioni, ne controlla la congruenza e la validità legale e provvede ad archiviarli in un sistema, realizzato in conformità alla normativa vigente, che ne preserva, nel tempo, le caratteristiche di integrità e di leggibilità.


La sicurezza è garantita inoltre dal trasferimento giornaliero di duplicati informatici a luoghi geograficamente diversi.

Al momento, i documenti conservati sono le determine e le delibere, nel prossimo futuro, le classi documentali si amplieranno.


Il disciplinare prevede la sottoscrizione di appositi atti mediante i quali la Regione Fvg, Insiel e gli enti definiscono reciprocamente ruoli e responsabilità, nonché le modalità di esecuzione del servizio.


Il ruolo di Insiel nell'esecuzione del servizio è articolato e prevede sia una fase consulenziale per la predisposizione del manuale della conservazione, corredata da una  presentazione  per illustrare le modalità di esecuzione del servizio, sia una funzione operativa, mettendo a disposizione l'infrastruttura di interscambio in cui depositare i documenti da sottoporre a conservazione legale e dei servizi web per  effettuare le richieste di conservazione e controllarne gli esiti.


Per gli enti che utilizzano l’applicativo ADWEB per la gestione degli Atti Amministrativi digitali, l'integrazione col sistema di conservazione è garantito grazie agli strumenti automatici realizzati appositamente.


Ulteriori approfondimenti, compresi i modelli relativi allo schema di disciplinare ed allo schema di manuale della conservazione, sono disponibili sul portale delle Autonomie Locali a questa pagina

 
 
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